Events in Zeiten von Corona.

Eine (Business-)Welt steht still

Throwback
2016 betraten meine Partnerin Yvonne und ich die Bühne der Gründerszene. Mit einem innovativen Coworking-Space-Konzept, das Beruf und Familie verband, haben wir uns damals im Frankfurter Ostend niedergelassen. Doch wie es manchmal so ist, handelt man als Gründer zu schnell, will zu weit hinaus und macht Fehler. Unser Fehler kostete uns das Unternehmen.
Im Januar 2019 kam der Insolvenzverwalter. Das Unternehmen wurde aufgelöst, die Mitarbeiter verloren ihren Job und wir unsere wundervolle Vorstellung davon, etwas Schönes geschaffen zu haben. Ende Juni war alles vorbei, der Traum ausgeträumt, wir am Ende. Sechs Monate waren wir standhaft gewesen, haben Kundenveranstaltungen professionell durchgezogen, Mitarbeiter bei Laune gehalten und gelächelt, auch wenn wir lieber weinen wollten. Alle, die an unserer Seite sein wollten – in guten, wie in schlechten Zeiten – waren weg. Yvonne und ich blieben. Auch wenn eine Insolvenz wirklich nichts Schönes ist, hatte sie in unserem Fall zumindest einen guten Aspekt: sie hat Yvonne und mich zusammengeschweißt. Wir wurden zu einem Team, das sich gegenseitig akzeptiert, sich Freiräume lässt und die jeweiligen Fähigkeiten zu nutzen weiß.

Einmal auf Anfang
Für uns war dieses Ende kein Ende. Getreu dem Motto: „Try. Fail. Learn. Repeat.“ haben wir nach der Insolvenz nicht den Kopf in den Sand gesteckt, sondern uns auf unsere Stärken besonnen und nochmal angefangen. Diesmal sollte aber alles kleiner und überschaubarer werden, ohne dabei unsere Persönlichkeit und Werte außer acht zu lassen. Was ist dabei herausgekommen? Eine ganz besondere Eventlocation!

Eine Eventlocation werdet ihr euch denken. Was soll daran innovativ sein? Die gibt es ja wie Sand am Meer. Stimmt! Aber keine ist wie unsere. Mit dem re:mynd haben wir unsere Erfahrungen in den Bereichen „New Work“, „Connectivity“ und „Design Thinking“ in die Gestaltung unserer Räume einfließen lassen. Was ist dabei herausgekommen? Räume mit dem gewissen Etwas und einer wohnzimmerartigen Wohlfühlatmosphäre. Räume, die unsere Gäste nicht mit Design erschlagen, sondern sich flexibel ihren Bedürfnissen anpassen lassen, und sie kreativ stimulieren. Gepaart mit einem Service, der seinen Gästen soviel abnimmt, wie möglich.

Am Abend des 18. Septembers 2019 waren wir mit der Gestaltung der Fläche in der Hanauer Landstraße 154 fertig, am Morgen des 19. September 2019 kam die erste Gruppe zum ganztägigen Workshop mit 30 Teilnehmern. Der Anfang war gemacht. Die Flächen wurden super angenommen und die Auftragslage sah wunderbar aus. Im Januar 2020 blickten wir auf einen vollen Terminkalender bis Jahresende. Unser Konzept funktionierte – und wir hatten die Hoffnung – endlich – etwas Konstantes geschaffen zu haben.

Und dann kam Corona...
Anfang März kam der erste Anruf mit der ersten Absage. Ein namhafter Großkunde stornierte alle geplanten Veranstaltungen bis Jahresende. Wir waren am Boden zerstört. Wie konnte das sein? In den darauffolgenden zwei Wochen hörte das Telefon gar nicht mehr auf zu klingeln. Eine Absage nach der anderen. Ich wollte gar nicht mehr dran gehen… Von jetzt auf gleich wurde unsere komplette Jahresplanung über den Haufen geworfen. Im April und Mai wurde alles storniert. Wir hatten nicht eine einzige Veranstaltung. Mit den Stornierungen kam die Angst zurück erneut ein Unternehmen schließen zu müssen und die Sorge wie es in Zukunft weitergehen sollte. Hinzu kam die Frage: wie bedienen wir unsere privaten Gläubiger? Gerade erst hatten wir uns mit einem Großteil auf eine Ratenzahlung einigen können, jetzt wussten wir nicht einmal mehr, wie wir unsere Kühlschränke füllen, geschweige denn unsere Miete zahlen sollen…

Jetzt hieß es nicht in Schockstarre zu verfallen, sondern schnellstmöglich zu reagieren. Also was haben wir gemacht? Bereits im April haben wir Kurzarbeit für Yvonne und mich beantragt. Unseren Werkstudenten Eugen wollten wir so lange halten wie möglich. Parallel kümmerten wir uns um die Soforthilfe und fragten bei unserem Vermieter nach eine Mietstundung.

Wir nutzen die Zeit im Homeoffice, um Liegengebliebenes aufzuarbeiten oder anzupassen. Während Yvonne unsere Akquise-Tätigkeiten hochfuhr und jeden anrief, für den unsere Räumlichkeiten interessant sein könnten, kümmerte ich mich um ein Hygienekonzept.

Alle Maßnahmen änderten aber nichts daran, dass April und Mai zu toten Monaten wurden. Keine Gäste und Homeoffice. An jeden, der jetzt aufschreit: „Homeoffice ist super!“ – nein, ist es nicht, vor allem, wenn du daran gewöhnt bist, jeden Tag spannende Kunden um dich zu haben. Wir brauchten sie, wie Blumen das Licht brauchten! Um das Teamgefühl aufrecht zu halten, fingen wir an uns einmal die Woche im Büro aka unserer Küche zu treffen und riefen gemeinsam mit unserem Cateringpartner FOODVOJU (die es ähnlich hart getroffen hat) einen Stammtisch ins Leben. Ansonsten harten wir aus, beobachteten die Fallzahlen und Entwicklungen.

Das Problem mit Corona und der Eventbranche
Mit den ersten Lockerungen in verschiedenen Branchenzweigen, kam auch bei uns die Hoffnungen zurück, dass es bald auch wieder in der Eventbranche besser wird – aber nein, unsere Branche fiel hinten runter. Da es keine klaren Regelungen für Business-Events gab, blieb die Verunsicherung bei unseren Kunden bestehen. Es wurden konzern-intern strikte Vorgaben in Hinblick auf Präsenzmeetings eingeführt und ein Großteil der Veranstaltungen wurde digital abgehalten. Nicht selten fehlte es etablierten und namhaften Unternehmen an Budgetfreigaben für externe Veranstaltungen. Unsere Einnahmequelle brach einfach weg…

Anders als z.B. Restaurants konnten wir kein To-Go-Geschäft anbieten oder unser Produkt digitalisieren. Umsätze, die wir in der Zeit des „Lockdowns“ verloren hatten, waren verloren und können auch künftig nicht nachgeholt werden. Wenn ein Raum einmal belegt ist, können wir ihn nicht mit einem weiteren Kunden belegen. Hinzu kommt, dass man im Eventbereich immer mit einer gewissen Vorlaufzeit rechnen muss. Wenn unsere Kunden planen, dann meistens ein halbes Jahr im Voraus. Doch genau diese Planung wurde durch die fehlenden – klar definierten – Regularien und die schwankenden Aussagen hinsichtlich Fallzahlen seitens der Regierung erschwert. Unsere Kunden waren verunsichert, zögerten Entscheidungen hinaus und brachten uns in einen Schwebezustand, der das Planen schwer machte. Neben der Planung einer Veranstaltung wurden wir daher auch zu Motivationscoaches, die unseren Kunden die verschiedenen Aussagen zu Corona strukturierten und ihnen Mut zusprachen.

Ein Aspekt, der leider allzu oft vergessen wurde, ist der Dominoeffekt. Ähnlich wie bei Konzerten oder Theatervorstellungen, gibt es auch bei Business-Events Abhängigkeitsverhältnisse zwischen den verschiedenen Dienstleistern. Ohne eine Eventlocation funktionieren Caterer und Veranstaltungstechniker nicht oder nicht so gut und anders herum. Wie auch bei uns, stand die Welt still bei unseren Partnern. Wir alle mussten umdenken: während unser Technikpartner in Technik für Videokonferenzen und Streaming investierte, hielt sich unsere Catering-Partner mit einem kleinen Lieferservice für Privatkunden über Wasser. Bei beiden, war der Invest aber größer als das, was dabei unterm Strich herauskam.

Die Zukunft des Events (post-corona)
Nach den ruhigen Sommermonaten, die wir neben den Akquise Tätigkeiten auch für unser Privatleben nutzten, atmeten wir Anfang September – zumindest ein bisschen – auf. Die ersten Kunden kamen wieder. Doch nichts war mehr wie es einst war… Yvonne und ich mussten umdenken und unser Raumkonzept anpassen. Flächen konnten nicht mehr mit den üblichen Gruppengrößen belegt werden. Kleine Gruppen mit 5-10 Teilnehmern saßen ab sofort in Räumen, worin normalerweise 30 Personen bequem Platz gehabt hätten. Nur so ließ sich der geforderte Mindestabstand – maskenfrei – umsetzen. Ein Schildermeer mit dem Hinweis auf die Hygieneregelung, sich bitte regelmäßig die Hände zu waschen oder zu desinfizieren, samt Desinfektionsmittelstationen und Einweg-Mund-Nasenmasken, gehörten jetzt fest zum Interior. Hinzu kam der erhöhte personelle Aufwand, um einen corona-gerechten Standard abbilden zu können.

Auch unser Klientel hatte sich verändert. Während wir vor Corona große, namhafte Konzerne bei uns begrüßten, waren es jetzt vor allem kleine und mittelgroße Unternehmen aus der Nachbarschaft, die uns regelmäßig für ihre Meetings aufsuchten.

Daneben haben auch wir Geld in die Hand genommen und aufgerüstet, um unsere Fläche auch für Hybridveranstaltungen, mit kleinen Gruppen vor Ort, und vielen Zuschauern am Bildschirm, anbieten zu können. Geld, was wir aktuell nicht haben, was aber nötig war, um überleben zu können.

Jetzt fehlen uns nur noch Kunden, die sich trauen. Wir Menschen sind soziale Wesen, die sich persönlich austauschen MÜSSEN – so schön online Konferenzen auch sind, kommen sie doch nicht an reale Begegnungen heran. Man hat immer die Barriere des Bildschirms und hat noch mehr mit den Ablenkungen Zuhause zu kämpfen. Amazon verdeutlicht es mit seiner Werbekampagne zu „So ein günstiger Preis“ sehr deutlich – man Secondscreent schneller, ist nicht so fokussiert und lässt sich einfacher ablenken, als wenn man vor Ort ist. Zufällige Begegnungen fehlen gänzlich. Wie soll so denn Kreativität und Innovation gefördert werden?

Zum Schluss ein Appel. Es ist nicht 5 vor 12, sondern 5 nach 12 in der Eventbranche. Wir brauchen euch, um weiter existieren zu können. Vertraut uns, kommt zusammen und lasst uns gemeinsam ein New Normal schaffen, das Digitalisierung und reale Begegnung verbindet.

Bleibt gesund!
Eure Jana

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